C’est avec impatience que nous attendons tous les vacances estivales! Chaque année, dès le mois de mars, bon nombre d’employeurs demandent à leurs employés de signifier leur choix de dates. Alors pour quelles raisons lesdits départs en vacances nous prennent-ils encore par surprise?
Une des raisons pouvant expliquer cet effet de surprise réside dans le fait que le choix des vacances se fait généralement au printemps. À cette période, nous sommes bien loin de la planification et de la répartition du travail à venir.
Pour plusieurs, cette action ne représente qu’une corvée administrative, vite accomplie. Les gestionnaires s’assurent tout au plus qu’il y ait une bonne répartition des ressources afin d’éviter une désertion massive de l’entreprise. Mais, soyons francs, le temps passe vite et bon nombre de priorités vont s’ajouter à notre quotidien.
Prévoir la charge de travail et les personnes-ressources en cas d’urgence une fois les demandes de vacances approuvées est la clé d’assurer le roulement des opérations de toute organisation! De cette façon, plusieurs bénéfices sont à prendre en considération : limiter la surcharge, les imprévus et la fatigue générée par l’anxiété reliée à l’absence au bureau par les vacances.
Partir en vacances signifie aussi de bien se préparer en amont. Pour ce faire, voici quelques pistes de solutions pour faciliter la transition auprès de votre équipe :
Demandez à un collègue d’être le point de contact en cas d’urgence.
Si vous êtes une petite entreprise et n’avez pas de remplaçants potentiels, la solution pourrait être de faire appel à une ressource temporaire (ex : stagiaire) ou de fermer les bureaux pour cette période si les activités/opérations le permettent.
Déterminez clairement ce qui doit être traité ou ce qui peut attendre votre retour.
On ne cherche pas à faire avancer les projets pendant notre absence, on souhaite simplement que notre absence ne se fasse pas ressentir surtout en cas d’urgence.
Prioriser les tâches qui nécessitent un suivi ou qui pourraient ralentir l’avancement des projets et prévoir une formation ou du coaching si nécessaire.
Planifiez une rencontre pour le transfert d’informations.
Accompagner votre rencontre de supports visuels (ex : fichier Excel, courriel sommaire ou sous forme de document Word).
Programmer aussi une rencontre au retour des vacances pour reprendre les dossiers et être informé de ce qui s’est passé pendant votre absence.
Avisez vos clients et vos collègues quelques semaines à l’avance que vous serez absent et revoir les livrables en conséquence.
L’idée ici n’est pas d’en faire plus pour compenser l’absence, mais de revoir plutôt les échéanciers pour éviter la surcharge de travail avant et après les vacances.
Une bonne pratique est d’ajouter à votre signature courriel la période de vacances à venir quelques semaines avant votre départ.
Il est également recommandé de programmer un message d’absence indiquant la date de votre retour ainsi que le nom de la personne à contacter en cas d’urgence (assurez-vous simplement que la personne indiquée ne soit pas en vacances en même temps que vous!).
Posez-vous les questions suivantes ?
- Si vous deviez vous absenter pour une durée indéterminée, auriez-vous un plan de relève?
- Est-ce que votre travail est documenté?
- Votre système de classement, de vos dossiers, est-il standardisé et appliqué par l’ensemble de votre équipe?
Si la réponse est non à ces trois questions ?
- Nous vous suggérons fortement d’établir un plan d’action de la relève rapidement en commençant par prendre le temps d’analyser votre situation actuelle au sein de l’entreprise.
- Commencer par déterminer qui, dans votre organisation, serait la meilleure personne pour vous remplacer?
- Réviser la méthode de classement de vos dossiers et vous assurer qu’elle soit accessible et connue par un membre de votre équipe.
Ces actions toutes simples vous permettront de partir l’esprit tranquille et de profiter pleinement de ce temps de repos bien mérité !
