Comment bien planifier la période de vacances ?

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Bien que les vacances soient signe de repos, il faut prendre le temps de bien prévoir son absence, pour éviter de regretter d’avoir pris quelques jours de congé.  Voici quelques conseils que nous aimerions partager avec vous pour que vous puissiez en profiter pleinement.

1. PLANIFIER

D’abord, il est très important de bien prévoir la période des vacances, en commençant par déterminer qui prendra la relève de nos responsabilités durant notre absence. Prenez le temps de dresser une liste des tâches que vous avez à faire de façon hebdomadaire et de planifier qui pourra vous remplacer, sans que ça représente une surcharge de travail pour les personnes qui prennent la relève, ni que vos clients ne ressentent l’impact de votre absence.

Il est possible d’avoir recours à une agence externe pour trouver une ressource temporaire ou encore de prévoir un shut down complet des opérations et ainsi permettre à tous les employés de décrocher tous en même temps.

Si ces actions ne sont pas possibles, prévoyez au moins de déléguer vos fonctions à vos collègues quelques semaines d’avance. Planifiez des rencontres à l’avance pour identifier quelles sont les forces de chacun et bien répartir les tâches au sein de l’équipe.

2. MOBILISER

Il est aussi important d’accorder une attention particulière à la mobilisation de vos employés. Il n’est pas rare de faire face à un mouvement de main d’œuvre au mois de septembre comme les employés sont souvent dans une période de leur vie où ils prennent le temps de revoir leur situation professionnelle lorsqu’ils sont en congé. Pour éviter les départs possibles à l’automne, prévoyez des activités de team building, tel qu’un BBQ ou encore une activité qui permettra de renforcir le sentiment d’appartenance et créer de belles relations de confiance et de familiarité au sein d’un département. Soyez spontanés et organisez une sortie sur une terrasse lorsque le soleil et la chaleur sont au rendez-vous et créez des moments que tous se rappelleront longtemps !

3. ENCOURAGER LE PARTAGE DES TÂCHES

Finalement, n’oubliez pas le transfert de connaissances au sein des équipes tout au long de l’année. Prenez le temps d’entrainer les membres de vos équipes à faire les tâches des autres pour faciliter le bon fonctionnement du département, mais aussi pour assurer une fluidité lorsque vos employés vont s’absenter pendant leurs vacances. Créez une paire de collègues au sein de vos équipes et assurez-vous qu’il est possible de rapidement réorganiser les tâches, sans que ce soit un gros casse-tête, ni que cela décourage ceux qui restent au boulot pour tenir le fort pendant que les autres en profitent pour se reposer.

4. INFORMER

N’oubliez pas d’enregistrer votre message d’absence sur votre boîte vocale et de rediriger vos courriels vers vos collègues qui prendront votre relève. Ceci évitera de revenir avec des centaines de courriels à traiter en plus des surprises à l’interne et /ou à l’externe !

5. PROFITER

Profitez de vos vacances pour partir la tête tranquille et pour réellement décrocher et vous reposer. Nous vous souhaitons un très bel été !

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