Il vous est sûrement déjà arrivé de vous retrouver dans une situation au travail où personne ne sait quoi faire ou qui doit faire la tâche parce que tout le monde pense que c’est de la responsabilité de quelqu’un d’autre. Tout le monde se regarde avec des yeux grands ouverts, un peu comme des chatons devant une autoroute ou comme dans un dessin animé de Lucky Luke : chacun pointe l’autre du doigt, mais personne ne prend la responsabilité. Résultat? Rien n’avance et le problème reste là.
Si cette situation est vous est déjà arrivée, sachez que vous n’êtes pas les seuls. C’est beaucoup plus fréquent qu’on le pense. Dans plusieurs organisations, on croit bien faire les choses en disant : « On est tous responsables »,
« C’est une responsabilité partagée », « On fonctionne en équipe ». Cependant, dans la réalité, ça crée souvent l’effet inverse.
En fait, quand les rôles ne sont pas clairs, la responsabilité devient floue. Ce n’est pas un manque de bonne volonté, mais plutôt un manque de clarté; qui fait quoi, qui décide et qui est responsable, finalement?
La vraie question à se poser n’est pas : « Qui aurait dû le faire? », mais plutôt : « Est-ce que la tâche était clairement attribuée dès le départ? ».
Il y a plusieurs effets négatifs à ce manque de précision. Ça peut créer des délais inutiles, des malentendus, des non-dits, des tensions dans l’équipe ainsi qu’une perte de temps et d’efficacité. À long terme, ça peut même affecter la mobilisation des employés. C’est fatigant de toujours avoir à deviner quelles sont les attentes ou à devoir réparer quelque chose qui n’a jamais été clairement attribué.
Petite nuance ici : clarifier, ce n’est pas contrôler. Attribuer une responsabilité claire ne veut pas dire microgérer ou enlever de l’autonomie. Au contraire; préciser une tâche ou une responsabilité dès le départ permet justement à l’employé d’être imputable.
Voici quelques trucs pour enlever cette ambiguïté:
- Nommer une personne responsable. Même si plusieurs personnes collaborent, une seule personne doit être clairement responsable du résultat final.
- Clarifier le “qui fait quoi”. Lorsque vous pensez que c’est clair, je vous garantis que ce ne l’est pas pour tout le monde. Alors, il ne faut pas hésiter à décortiquer les étapes et à bien nommer qui fait quoi. Pour ce faire, vous pouvez utiliser la matrice RACI.
- Faire la différence entre responsabilité et collaboration. Être responsable d’un projet ou d’une tâche ne veut pas toujours dire que l’on doit tout faire seul. Il est donc important de préciser clairement; qui décide, qui exécute et qui soutient.
- Mettre les attentes par écrit. Que ce soit dans une plateforme de gestion de projets ou dans un courriel; un résumé des tâches, des responsables et des échéances est toujours pratique. Ça devient un document de référence lorsqu’il y a une confusion sur les rôles.
- S’assurer d’ajuster en cours de route. Les rôles peuvent évoluer et c’est normal. L’important est de prendre le temps de revoir les responsabilités, d’ajuster rapidement et surtout de ne pas laisser un flou s’installer.
Finalement, dire que tout le monde est responsable peut sembler rassembleur, mais sans structure, ça devient inefficace. Les responsabilités doivent être claires, assumées et comprises par tous. Cela permet à chacun de savoir où il commence, où il s’arrête et comment contribuer efficacement au succès collectif.
Parce qu’en entreprise, quand tout le monde est responsable, plus personne ne l’est vraiment et rien n’avance concrètement.
