Aussi loin que je me souvienne, j’ai toujours fonctionné avec des to-do lists. Pour moi, c’est une façon simple et efficace de gérer mes priorités et de m’assurer que rien ne passe entre les craques.
En discutant avec des collègues et des amis, j’ai réalisé que cette méthode est loin de faire l’unanimité. Chacun a sa propre façon de gérer son temps, avec ses outils préférés et ses petits trucs bien à lui.
Au fil du temps, j’ai accumulé plusieurs astuces que j’avais envie de partager. Voici donc une panoplie d’idées concrètes pour mieux organiser son horaire et optimiser son temps.
Tout n’est pas une urgence
Je vous suggère de commencer votre journée en identifiant trois tâches prioritaires maximum. Si elles sont complétées, votre journée est déjà une victoire. Un excellent outil pour vous aider à classer vos tâches est la matrice d’Eisenhower. Elle permet de les répartir en quatre catégories :
- Urgent et important : à faire tout de suite
- Important, mais non urgent : à planifier à l’agenda
- Urgent, mais peu important : à déléguer si possible
- Ni urgent ni important : à éliminer (ou à remettre pour plus tard)
Cette matrice aide à éviter de confondre ce qui est urgent avec ce qui est réellement important.
Découpez les grosses tâches
Une tâche floue = procrastination assurée. Je vous recommande de la découper en petites actions claires et concrètes. Cocher des cases, c’est beaucoup plus motivant. Par exemple, si vous devez mettre à jour une politique interne, au lieu d’inscrire simplement « mettre à jour la politique » à votre agenda, vous pourriez la découper ainsi :
- Identifier ce qui doit changer
- Rédiger la mise à jour
- Valider avec la direction
- Diffuser l’information
Vous saurez exactement par où commencer et vous avancerez plus facilement.
Bloquez du temps à l’agenda
Si ce n’est pas à l’horaire, c’est plus facile de l’oublier. Je vous conseille de planifier vos tâches importantes comme de vrais rendez-vous, même le temps de réflexion. Garder des blocs à l’agenda sans distraction vous permettra d’être beaucoup plus efficace. Pendant ces périodes, j’aime utiliser la méthode Pomodoro pour rester concentrée.
Concrètement, cette méthode consiste à travailler par blocs de 25 minutes, suivis d’une pause de 5 minutes. Après quatre blocs, vous prenez une pause plus longue de 15 à 30 minutes. Vous allez voir, c’est étonnamment efficace.
Regroupez les tâches similaires
Répondre aux courriels, faire des appels, planifier… Regrouper les tâches similaires diminue la fatigue mentale et augmente l’efficacité.
Au lieu de passer votre journée à faire ceci :
- Répondre à quelques courriels
- Aller en rencontre
- Revenir dans les courriels
- Faire un appel
- Retourner encore dans les courriels
Je vous suggère plutôt de bloquer des plages comme :
- 9 h à 9 h 45 : répondre à tous les courriels
- 10 h à 11 h : appels et suivis téléphoniques
- 13 h à 15 h : tâches de réflexion (planification, rédaction, analyse)
Votre cerveau va vous dire merci.
Laissez de la place à l’imprévu
Planifier 100 % de votre temps, c’est risqué. Je vous recommande de garder volontairement des blocs libres pour les urgences ou les imprévus, parce qu’il y en a toujours. D’ailleurs, rappelez-vous que productivité ne rime pas avec perfection. Certaines journées seront plus productives que d’autres, et c’est tout à fait normal.
Termine la journée en beauté
Avant de fermer votre ordi, prenez deux minutes pour noter les trois tâches clés du lendemain. Vous commencerez votre journée l’esprit clair, sans perdre de temps à vous demander par où commencer.
Papier, application, agenda, post-it… Il n’existe pas une seule bonne méthode universelle. L’important, c’est de trouver celle qui fonctionne pour vous et de l’adapter à votre réalité.
La gestion du temps n’est pas une question de perfection, mais de cohérence et d’intention. Il ne s’agit pas d’en faire plus, mais de mieux utiliser le temps dont vous disposez, en fonction de votre réalité.
Testez, ajustez, laissez tomber ce qui ne fonctionne pas et conservez ce qui vous aide réellement au quotidien. Une bonne gestion du temps, c’est avant tout une gestion plus saine de votre énergie, de vos priorités et de votre charge mentale.
Et surtout, rappelez-vous : chaque petite amélioration compte. Ce sont souvent les simples habitudes, appliquées de façon constante, qui font toute la différence.
– Sandrine, conseillère marketing et image de marque
